Để thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng, bạn cần vững các thao tác trên máy tính như đánh tay, truy cập internet và bổ sung kiến thức chuyên môn về sử dụng bộ phận mềm Microsoft Ofice, Word, Excel, Powerpoint.
Kỹ năng word trong tin học văn phòng
- Nhập liệu văn bản, định dạng đoạn văn bản: Gõ đúng văn phạm tiếng Việt, font, cỡ chữ, màu chữ.
- Lập, chèn và định dạng bảng: Bullet, numbering, căn đoạn, line-spacing, tab, chèn thêm dòng, cột, trộn (merge), tách (split), thay đổi đường viền bảng,…
- Chèn hình ảnh, vẽ hình khối, sơ đồ: Shape, smart art, clip art
- Chèn ký tự: Symbol; Chèn link (hyperlink), ghi chú (footnote)
- Thiết lập in; khổ giấy, lề in, header, footer, đánh số trang văn bản
- Trộn văn bản: Mail merge
- Bảo mật file: Đặt mật khẩu bảo vệ cho file word
Kỹ năng Excel trong tin học văn phòng:
- Tạo bảng tín, định dạng dữ liệu bảng tính: Định dạng số, định dạng bảng, trộn (merge), xóa cột (split),…
- Định dạng tự động: Định dạn g tự động theo yêu cầu (theo tỉnh, ngày tháng năm,…)
- Sử dụng hàm số thông dụng: If, Vlookup, Hlookup, Sum, Sumif, …
- Sử dụng lọc dữ liệu (Filter): lọc theo yêu cầu
- Vẽ biểu đồ: Chart
- Tạo Link: Hyperlink
- Thiết lập in, bảo mật File: page setup, đặt Password cho file
Kỹ năng PowerPoint trong tin học văn phòng
- Chỉnh sửa, vẽ hình khối, biểu đồ trong PowerPoint: Shapes, Smart art, chart
- Tạo link: Hyperlink
- Sử dụng các kiểu trình chiếu, thiết kế: Transition, Themes design
- Tạo hiệu ứng amination
- Sử dụng slide master
- Bảo mật file
- Trình chiếu, xuất file sang định dạng PDF
Những kỹ năng tin học cơ bản nhân viên văn phòng cần nắm được:
- Đánh văn bản bằng 10 ngón tay
- Việc đánh văn bản bằng 10 ngón tay sẽ giúp bạn đánh máy một cách linh hoạt, nhanh chóng, thậm chí không cần nhìn bàn phím bạn vẫn có thẻ đánh máy được
- Sử dụng các phím tắt trên bàn phím máy tính
- Những phím tắt hay tổ hợp phím tắt sẽ giúp việc copy, lưu trữ dữ liệu và gửi thông tin nhanh nhất có thể
- Sử dụng email thành thạo.
- Việc sử dụng email trong công việc hiện nay rất phổ biến. Chính vì thế, bạn cần sử dụng email thành thạo để công việc được suôn sẻ nhất
- Sử dụng Word và Excel thành thạo
- Công việc văn phòng liên quan mật thiết đến word và excel, do vậy bạn không thể không thành thạo 2 công cụ này.
- Sao lưu dữ liệu
- Sao lưu dữ liệu không chỉ dựa vào việc viết văn bản bằng tay và lưu trữ trong các hộc tủ văn phòng. Bạn cần biết cách nhập dữ liệu và sao lưu dữ liệu trong máy tính, ổ đĩa, thiết bị lưu trữ,… để dữ liệu được bảo quản tốt và dễ dàng tìm kiếm thông tin khi cần thiết.
- Sử dụng phần mềm diệt virus.
- Nếu máy tính công ty bị virus xâm nhập những dữ liệu quan trọng có thể bị đánh cắp hoặc phá hủy. Do vậy, bạn cần phải biết dử dụng phần mềm diệt virus.
