Đây là một số kỹ năng quan trọng mà nhân viên tổ chức sự kiện, các nhà tổ chức sự kiện hay các chuyên gia tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần có:
1. Tư duy sáng tạo
Chuyên viên tổ chức sự kiện không chỉ là một người lên danh sách các việc cần làm. Họ cần tận dụng khả năng sáng tạo của mình để “thổi hồn” vào những sự kiện, chương trình ấy.
Đừng nghĩ rằng tổ chức sự kiện chỉ là làm theo những yêu cầu bị bó buộc quá mức từ phía khách hàng. Bạn hoàn toàn có “đất dụng võ” để sáng tạo, bởi quy mô, tính chất, mục tiêu,… của những sự kiện ấy sẽ khác nhau. Chính sự sáng tạo sẽ giúp sự kiện của bạn khác biệt, ấn tượng mạnh mẽ hơn so với những sự kiện khác.
2. Kỹ năng nghiên cứu
Chuyên viên tổ chức sự kiện không chỉ là một người điều phối giỏi. Mà còn phải là người có kỹ năng nghiên cứu tốt.
Nghiên cứu về hành vi, cảm xúc của con người khi tương tác với những hoạt động diễn ra trong sự kiện; nghiên cứu về cách nâng trải nghiệm của người dùng qua địa điểm, cách điều phối, thức ăn, nước uống;… Rất nhiều điều bạn phải nghiên cứu rõ để đảm bảo rằng từng khâu trước, trong và sau sự kiện đều khiến người tham gia hài lòng.
3. Khả năng viết kịch bản, lên kế hoạch
Đừng lầm tưởng công việc của người làm tổ chức sự kiện là việc tay chân. Để tổ chức một sự kiện ấn tượng và thu hút, họ cần phải có kỹ năng lên kịch bản, đường dây sự kiện thật chắc tay. Để thực hiện công việc này, nhân viên tổ chức sự kiện phải có tư duy logic, rành mạch cùng một trí tưởng tượng và sáng tạo đặc biệt.
Bên cạnh đó, chuyên viên tổ chức sự kiện phải biết cách viết một bản proposal (kế hoạch chi tiết của sự kiện) một cách hoàn chỉnh. Một bản proposal hay và thu hút ngoài yếu tố sáng tạo cần phải có tính thuyết phục và khả thi cao. Bởi suy cho cùng, sự kiện phải thỏa được mục tiêu đề ra ban đầu.
4. Xây dựng mối quan hệ và làm việc với nhà cung cấp
Khi tổ chức sự kiện bất kỳ, ban tổ chức sự kiện cần giao tiếp, trao đổi thông tin và thương lượng với rất nhiều nhà cung cấp khác nhau. Mỗi nhà cung cấp sẽ có những chính sách khác nhau. Nên trước khi đưa ra quyết định nào với họ. Chuyên viên tổ chức sự kiện cần có những yêu cầu thật sự rõ ràng và minh bạch.
Việc xây dựng mối quan hệ và làm việc đòi hỏi rất nhiều kỹ năng giao tiếp và đàm phán. Điều này yêu cầu nhân viên làm tổ chức sự kiện phải có sự linh hoạt – vừa phải cứng rắn để đảm bảo đúng tiến độ công việc. Vừa phải mềm mỏng để các bên không cảm thấy bị bất công.
5. Kỹ năng đàm phán và lập ngân sách
Nếu cảm thấy bản thân là người giỏi thương lượng mặc cả, xin chúc mừng. Bạn đang sở hữu một kỹ năng quan trọng của một chuyên viên tổ chức sự kiện đấy.
Ở khâu này, bạn sẽ phải thương lượng hợp đồng, các điều khoản quyền lợi tài trợ, địa điểm,… Sau khi đàm phán về mức ngân sách thành công. Bạn cần lập bảng dự trù kinh phí để đảm bảo mọi khâu trong sự kiện không nảy sinh quá nhiều chi phí phát sinh.
6. Khả năng giám sát và quản lý con người
Không chỉ làm việc với các bản proposal, hợp đồng, nhà cung cấp,… Mà chuyên viên tổ chức sự kiện cần có khả năng giám sát và quản lý con người. Ở mỗi mảng thực thi khác nhau sẽ có những đội ngũ nhỏ phụ trách khác nhau. Người tổ chức sự kiện giỏi sẽ phải có cái nhìn bao quát để quản lý những đội ngũ nhỏ. Từ đó đảm bảo mọi khía cạnh trong sự kiện được diễn ra suôn sẻ.
7. Giữ bình tĩnh mọi lúc, mọi nơi
Người chuyên viên tổ chức sự kiện cần có một cái đầu lạnh để xoay chuyển tình thế để mọi việc diễn ra sát với kế hoạch nhất. Khi một vấn đề phát sinh, bạn sẽ cần phải đặt ra những câu hỏi nhanh chóng để xác định đâu mới thật sự là vấn đề, đồng thời đề xuất những giải pháp kịp thời để tránh gây ảnh hưởng đến sự kiện.
Bên cạnh cái đầu lạnh, một trái tim nóng cũng vô cùng cần thiết. Nhạy cảm và tinh tế với những điều đang diễn ra để nhanh chóng xác định mọi thứ đang không đi theo đúng kế hoạch. Chính sự tinh tế ấy cũng sẽ hạn chế những quyết định nóng vội.
8. Kỹ năng hoạch định và quản lý rủi ro
Một sự kiện diễn ra chắc chắn không thể tránh khỏi những vấn đề phát sinh. Đừng để nước đến chân mới bắt đầu nhảy. Thay vào đó, một chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ phải “vạch lá tìm sâu” để nhìn thấy những rủi ro tiềm tàng. Từ đó giải quyết chúng nhanh chóng trước khi sự kiện diễn ra.
Càng nhiều rủi ro được phát hiện thì càng ít vấn đề phát sinh diễn ra trong buổi sự kiện. Những kế hoạch dự trù rủi ro sẽ không rập khuôn mà tùy vào từng ngữ cảnh, tính chất, vấn đề khác nhau.
