Phải làm gì để tổ chức một sự kiện thành công và hiệu quả nhất -

Tổ chức các sự kiện, một hoạt động trở thành trào lưu, xu thế ngày càng thịnh hành, được ứng dụng để tăng sự gắn kết hơn trong tổ chức, trong các công ty, đơn vị, tổ chức,… từ nhỏ đến lớn. Hiện nay, thời đại của công nghệ, con người mỗi lúc một xa nhau hơn. Do đó, xu hướng tổ chức các sự kiện đang được thịnh hành; mỗi ngày càng được gia tăng hơn; và hầu hết đang được chào đón rất nồng nhiệt trong các đơn vị.

Quy trình tổ chức 1 sự kiện:

Đầu tiên phải định hướng, lựa chọn phù hợp hình thức tổ chức sự kiện.

+ Mục đích thiết yếu nhất của sự kiện là gì? (Mục đích chính, mục đích phụ cần được xác định rõ).

+ Việc thực hiện sự kiện mang lại lợi ích gì? (Lợi ích về kinh tế, truyền thông, hay là bài học, hoặc tạo quan hệ bền vững,…)

+ Đây là sự kiện thường xuyên hàng năm, hay chỉ là nhất thời?

+ Dự kiến chi phí là bao nhiêu?

+ Các khấu hao chênh lệch thế nào để vẫn nằm trong hạn mức cho phép của sự kiện? (Ngân sách, năng lượng, công sức,…)

+ Quy mô sự kiện lớn, hay là nhỏ? Có phương án để tăng, hoặc giảm phạm vi của sự kiện không?

+ Bao nhiêu người sẽ tham gia? Đối tượng tham gia? Có sự hào hứng với sự kiện hay là không?

+ Tiên liệu sự đánh giá của người tham gia sự kiện? (Có thành công như mình mong đợi hay không? Liệu có bị lỗi ở đâu không?)

+ Phương án xử lý sự cố khi gặp trường hợp xấu nhất là gì?

Đây là những câu hỏi thiết thực nhất để gợi ý lựa chọn loại hình tổ chức sự kiện phù hợp nhất, định hướng, xác định được quy mô; cũng như lên lịch xác định thời điểm, địa điểm tổ chức sự kiện; các hạng mục cần phải có trong chương trình.

Lập kế hoạch, lên phương án chuẩn bị cho sự kiện.

Thời gian phải được xác lập cụ thể, chi tiết:

Sự kiện được thực hiện vào ngày nào? Tháng nào? Giờ nào? Chẳng hạn như, dự kiến sự kiện đó không đủ sức hút, hay không phải là sự kiện theo các dịp lễ hoặc tết; thì tốt nhất nên tránh thời gian đó đi. Thường thì nên tổ chức sự kiện vào dịp cuối tuần, thứ 7, hay chủ nhật để tránh thời gian trùng với lịch ngày đi làm, thì sẽ xuất hiện tình trạng khách tham dự không được đông đủ, rồi khách mới đến muộn giờ để tổ chức.

Sự kiện phải được lên lịch trình cụ thể, chi tiết để xác định được sự kiện sẽ diễn hết bao nhiêu thời gian? Thường thì lịch trình có những phần chính sau:

+ Lời chào cao hơn mâm cỗ.

+ Phần chính của sự kiện.

+ Những tiết mục giải trí.

+ Truyền thông, quảng cáo.

+ …

Phải xác định được chi phí cụ thể của chương trình.

Thông thường chi phí sẽ bao gồm: ngân sách có sẵn, và ngân sách xin từ các mạnh thường quân tài trợ. Phân chia chi phí hợp lý cho các hạng mục, giới hạn ngân sách lớn nhất được phép đến từng hạng mục của sự kiện.

Một số gợi ý cần tính toán cho các hạng mục sau:

+ Chi phí thuê địa điểm.

+ Chi phí các thiết bị hỗ trợ cho sự kiện (có thể thuê thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, máy chiếu, bóng bay, quà tặng, sân khấu,…)

+ Chi phí tổ chức nhân sự phục vụ, như: lễ tân, Mc dẫn chương trình, ca sĩ, nhóm nhảy, khách mời,…

+ Chi phí cho tuyên truyền, truyền thông, quảng cáo, báo chí,…

Công tác nhân sự và các thiết bị phục vụ chương trình:

Ưu tiên hàng đầu là có sẵn của ban tổ chức sự kiện.

Tiếp đến là nhân sự, thiết bị từ các nhà đầu tư, nhà tài trợ.

Nếu vẫn chưa đủ, thì đương nhiên cần phải tuyển dụng thêm, hỏi thuê từ các dịch vụ bên ngoài.

Lập danh sách người tham gia sự kiện.

+ Số lượng tham gia.

+ Đối tượng tham gia.

+ Số lượng khách VIP.

Dự phòng được các rủi ro.

Cần nhận định được các rủi ro có thể xảy ra. Phương án dự phòng thế nào cho sự kiện?

Những rủi ro có thể xảy trong sự kiện có thể là:

+ Xuất hiện người lạ, mất tài sản.

+ Trẻ em bị lạc.

+ Có sự va chạm, náo loạn xảy ra.

+ Hỗn loạn, công an khu vực đến hỏi thăm.

+ Rủi ro về nhân lực, trang thiết bị.

+ Thời tiết.

Do đó, khi tổ chức sự kiện cần phải có các phương án dự phòng cho các trường hợp rủi ro có thể xảy ra. Phương án có thể là hỗ trợ về y tế, an ninh. Công tác nhân sự, vật lực, trang thiết bị, các hạng mục, cần có phương án thay thế kịp thời, nhanh chóng nhất có thể, nếu thấy bị lỗi.

Lên kế hoạch tổng quát cho sự kiện.

Muốn lên được một kế hoạch tổng quát, thì đơn vị tổ chức cần phải tìm hiểu rõ về nhân lực; trang thiết bị sẳn có; các hạng mục hiện có, hay là cần phải có. Bố trí, sắp xếp thời gian những hạng mục được thực hiện một cách hợp lý với các thành phần tham gia sự kiện (lên rõ hạng mục chính và các hạng mục phụ để diễn ra phù hợp với đối tượng hướng đến).

Cách thức thực hiện tổ chức cho sự kiện.

Đón khách, tiếp khách phải được tổ chức chỉnh chu. Tuyên bố khai mạc và nêu ý nghĩa của sự kiện.
Thực hiện các chương trình theo kế hoạch.

Trong quá trình thực hiện cần lưu ý đến truyền thông, quảng cáo và đặc biệt báo chí. Cần phải để mắt đến báo chí, bởi vì trong quá trình diễn ra sự kiện, nếu có sai sót gì đó, thì rất có thể sẽ là tâm điểm của giới báo chí.

Công tác chăm lo thật chu đáo cho các đối tượng VIP trong suốt sự kiện.
Tạo dựng, thiết lập quan hệ thật tốt với khách hàng là tiềm năng.
Khi sự kiện được diễn ra, bạn cần phải luôn bên cạnh, quan sát, giám sát, quản lý, nhắc nhở và luôn sẵn sàng các phương án xử lý các sự cố có thể xảy ra.