Hội nghị được coi như là một cuộc họp được tổ chức với quy mô lớn hoành tráng. Tổ chức hội nghị để bàn bạc về những vấn đề lớn, có tổ chức, có chủ đề cụ thể nhằm tổng kết tình hình hoạt động đã qua, chỉ ra những ưu điểm và nhược điểm của tổ chức doanh nghiệp. Sau khi đánh giá được những ưu điểm và nhược điểm đó các thành viên trong hội nghị sẽ đưa ra ý kiến và rút kinh nghiệm cho tổ chức, doanh nghiệp hoàn thiện và phát triển hơn.
Các chương trình hội nghị phổ biến:
+ Hợp tác đầu tư và phát triển: Tại hội nghị này các dự án sẽ được trình bày nhằm thu hút các nhà đầu tư. Đấy cũng là một chương trình nhằm thúc đẩy sự phát triển của mỗi công ty.
+ Tổng kết cuối năm: Cuối năm là thời điểm mà các tổ chức, doanh nghiệp nhìn lại cả một quá trình vừa qua của công ty. Nêu ra những vấn đề còn tồn đọng để sửa đổi và khen thưởng, biểu dương những thành tích đã đạt được trong thời gian vừa qua.
+ Hội nghị khách hàng: Hội nghị khách hàng giống như một buổi tri ân khách hàng đã ủng hộ tổ chức, doanh nghiệp trong suốt thời gian vừa qua.
Cách thức tổ chức một buổi hội nghị chuyên nghiệp bao gồm 7 bước cụ thể như sau:
Bước 1: Xác định chủ đề hội nghị
Xác định chủ đề hội nghị rõ ràng và cụ thể. Đây sẽ là cơ sở để xây dựng nội dung cũng như lên kế hoạch các hoạt động diễn ra trong hội nghị một cách chi tiết và hiệu quả nhất.
Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức hội nghị
Kế hoạch tổ chức hội nghị gồm:
- Mục đích, mục tiêu cần đạt được của buổi hội nghị
- Nội dung chính của hội nghị
- Địa điểm, thời gian tổ chức hội nghị
- Kinh phí dự trù cho việc tổ chức hội nghị
- Đơn vị tổ chức nghị
- Lên danh sách khách mời
- Chương trình của hội nghị
Bước 3: Chuẩn bị cho hội nghị
- Chuẩn bị không gian tổ chức hội nghị và đảm bảo đầy đủ trang thiết bị
- Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm như teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón
- Truyền thông cho sự kiện
- In ấn tài liệu
- Phát thư mời cho khách mời
Bước 4: Tổ chức hội nghị
- Đón tiếp khách mời và người tham dự hội nghị
- Điều phối hội nghị diễn ra theo đúng kịch bản sự kiện
Bước 5: Kết thúc chương trình hội nghị
- Tặng quà lưu niệm cho khách mời và người tham dự
- Ghi biên bản hội nghị Thông báo kết luận của hội nghị
Bước 6: Xử lý thông tin hội nghị
- Đánh giá nội dung hội nghị
- Kiến nghị các tổ chức, đơn vị dự hội nghị về nội dung thảo luận
Bước 7: Đánh giá hiệu quả hội nghị
Đánh giá dựa trên:
- Thực tế số người tham dự và ý kiến của khách hàng
- Kết quả hoạt động truyền thông
Đây là quy trình các bước tổ chức hội nghị cơ bản để đảm bảo hội nghị diễn ra thành công nhất.
