Tổ chức hội thảo là buổi thảo luận về một số vấn đề; là cuộc đối thoại chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, kiến nghị, tranh luận về vấn đề thực tiễn được đặt. Buổi hội thảo không những giúp nâng cao hình ảnh của thương hiệu mà còn có thể tạo được lòng tin cho khách hàng. Bên cạnh đó; những cuộc hội thảo sẽ giúp doanh nghiệp quảng bá được sản phẩm, dịch vụ và giải quyết được các vấn đề còn đang tồn đọng.

     Hội thảo là cuộc gặp mặt của một nhóm người có cùng một mối quan tâm chung tại một điểm và thời gian đã định trước để tranh luận về nội dung quan tâm. Các buổi hội thảo này sẽ làm sáng tỏ cơ sở lý luận; cơ sở thực tiễn của vấn đề một cách khoa học.

   Ý nghĩa của việc tổ chức hội thảo

•     Xây dựng thương hiệu:

Tổ chức buổi hội thảo cũng như nhiều doanh nghiệp xem như 1 hoạt động marketing; nhằm nâng cao hình ảnh thương hiệu doanh nghiệp sẽ được nhiều người biết đến hơn, tăng độ nhận diện và uy tín thương hiệu. Các sự kiện hội thảo sẽ được trang trí và tổ chức theo phong cách phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp, từ đó, đưa hình ảnh công ty đến gần khách hàng hơn.

• Tạo lòng tin:

Nếu buổi hội thảo được tổ chức với mục đích chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức sẽ thu hút sự chú ý, quan tâm của nhiều người. Đặc biệt, khi sự kiện diễn ra thành công, doanh nghiệp sẽ gây được ấn tượng tốt với khách hàng, từ đó tạo dựng lòng tin mạnh hơn đối với thương hiệu..

• Quảng bá sản phẩm, dịch vụ:

Qua các chương trình hội thảo, đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, dịch vụ của công ty. Những video giới thiệu doanh nghiệp hay những thước phim trình chiếu nhiều lần về sản phẩm; dịch vụ khi đón khách mời tham dự cũng vô tình khiến người xem ghi nhớ. Đó là cơ hội để doanh nghiệp quản bá sản phẩm và dịch vụ đến các khách mời tham gia hội thảo.

• Giải quyết các vấn đề tồn đọng:

Hội thảo tổ chức nội bộ công ty thường là các buổi dành để giải quyết các vấn đề chuyên biệt, chuyên môn. Trong các buổi này; chủ đề quan tâm sẽ xoay quanh đến các vấn đề thực tiễn gặp phải của doanh nghiệp. Người diễn giả cũng như người tham gia sẽ đưa ra và thảo luận về vấn đề nhằm giải quyết những cái khó khăn, khuất mắt còn tồn đọng.

Ý tưởng tổ chức hội thảo ấn tượng

• Kết hợp tổ chức các mini game, tiết mục văn nghệ với tổ chức hội thảo: Ý tưởng này thường được các công ty sử dụng để tổ chức các sự kiện hội thảo. Mini game bốc thăm trúng thưởng là trò chơi phù hợp với các sự kiện hội thảo được đặt vào cuối hội thảo để giữ chân khách hàng ở lại cho đến khi kết thúc hội thảo.
• Kết hợp tổ chức hội thảo với các tiết mục văn nghệ để hội thảo trở nên hấp dẫn và lôi cuốn hơn. Các buổi biểu diễn văn nghệ nên được xen kẽ với các phần khác của hội thảo để khách mời có không gian thư giản, thoải mái đầu óc.
• Kết hợp với tiệc liên hoan và tiệc nhẹ: Có thể diễn ra ngay trong sự kiện hoặc sau khi kết thúc sự kiện tùy theo tính chất từng sự kiện.

Quy trình tổ chức  hội thảo chuyên nghiệp

Bước 1: Xác định mục tiêu, đối tượng, chủ đề hội thảo

Đây sẽ là cơ sở để xây dựng nội dung cũng như lên kế hoạch các hoạt động diễn ra trong hội thảo một cách chi tiết và hiệu quả nhất.

• Mục tiêu, chủ đề của chương trình hội thảo để khách mời tham dự hiểu được họ đang tham dự một chương trình hội thảo về chủ đề gì; để bám sát vào chủ đề của chương trình, tránh nhầm lẫn lạc đề.
• Xác định đối tượng tham dự; những khách mờ có cùng sự quan tâm đến chủ đề của chương trình hội thảo.
• Xác định khách mời dự kiến để lựa chọn địa điểm thích hợp, phù hợp với quy mô của chương trình và thể hiện sự chuyên nghiệp của sự kiện.

Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức hội thảo

Kế hoạch tổ chức hội thảo bao gồm:

• Mục đích, mục tiêu cần đạt được của buổi hội thảo
• Kịch bản về nội dung chính sẽ truyền đạt, trao đổi trong hội thảo.
• Địa điểm, thời gian tổ chức hội thảo
• Kinh phí dự trù cho việc tổ chức hội thảo
• Đơn vị tổ chức hội thảo
• Lên danh sách khách mời
• Chương trình của hội thảo
• Timeline cho hội thảo
• Chuẩn bị in ấn tài liệu cần thiết cho hội thảo.
• Phương án dự phòng cho các rủi ro.

  Bước 3: Làm việc với các diễn giả, chuyên gia trong buổi hội thảo.

Trong các buổi hội thảo sự xuất hiện của các diễn giả; các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực của bạn sẽ làm tăng thêm sự chuyên nghiệp; tin tưởng và gây sự chú ý mạnh mẽ của những người tham gia. Đây là điểm cộng cho việc truyền thông sự kiện; giúp củng cố hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp.

Bước 4: Truyền thông cho hội thảo

Đây là một bước khá quan trọng hỗ trợ cho các bước đi đến thành công cho buổi hội thảo.

• Gửi thư mời cho các đơn vị truyền thông; phóng viên, nhà báo.
• Tạo thiệp mời cho khách mời.
• Chuẩn bị những tài liệu cơ bản để phát cho khách mời tham dự hội thảo
• Có thể chuẩn bị quà phát cho khách mời tham dự và đơn vị truyền thông.

Bước 5: Chuẩn bị trước khi diễn ra hội thảo

• Trước khi buổi hội thảo diễn ra, ban tổ chức phải có mặt trước tại địa điểm tổ chức đế tiến hành setup, chuẩn bị không gian tổ chức như bàn ghế, sân khấu,… Đảm bảo các trang thiết bị âm thanh, ánh sáng,… hoạt động tốt  và sẵn sàng cho buổi hội thảo bắt đầu.
• Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm như ăn nhẹ, phương tiện đưa đón khách mời.
• Chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho hội thảo.
• Luôn luôn có đội ngũ điều phối chương trình chuyên nghiệp; mỗi người phụ trách một vị trí và có trách nhiệm thực hiện đúng theo kế hoạch; cùng nhau hợp tác để cùng nhau để chương trình hoàn thành công tốt nhất.

Bước 6: Tổ chức hội thảo

Đây là phần cốt lõi của sự kiện; ban tổ chức có trách nhiệm triển khai kịch bản hội thảo theo đúng kế hoạch và timeline chương trình; đón tiếp khách mời và đảm bảo các vấn đề an ninh. Bên phía hậu trường cần thực hiện tốt các khâu kĩ thuật, thiết bị, nhân sự hỗ trợ sự kiện.

Bước 7: Đánh giá, kết thúc buổi hội thảo

Điều này rất hữu ích để đánh giá lại hiệu quả của buổi hội thảo. Tổng hợp lại những điều đã thực hiện tốt; những điều còn thiếu sót trong quá trình diễn ra hội thảo. Từ đó; đơn vị tổ chức sự kiện sẽ rút được kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau.