Tổ chức sự kiện là quá trình lên ý tưởng sự kiện, chuẩn bị hậu cần, tiến hành và giám sát sự kiện trong một không gian cụ thể. Để nâng cao hình ảnh, định vị thương hiệu của các doanh nghiệp khi muốn mở rộng thị trường, tạo thiện cảm với khách hàng. Chính vì vậy, sự kiện được đánh giá là công cụ quảng bá thương hiệu hữu hiệu cho các doanh nghiệp.
Sự kiện là một hoạt động có chủ đích diễn ra tại một thời điểm và địa điểm nhất định; tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó; tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.
Vai trò của tổ chức sự kiện?
– Tổ chức sự kiện thành công đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp thị, truyền thông hình ảnh thương hiệu, tạo niềm tin và ấn tượng với khách hàng.
– Các doanh nghiệp tổ chức sự kiện nhằm mục đích quảng bá sản phẩm, giúp khách hàng biết đến những dịch vụ, sản phẩm đang cung cấp.
– Việc tổ chức sự kiện giúp mở rộng số lượng khách hàng, tăng thu, lợi nhuận cho công ty.
Mục đích tổ chức sự kiện
Thông thường một sự kiện thường hướng đến 3 mục đích chính sau:
– Nhằm hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của nhà đầu tư.
– Giúp cải thiện hoặc làm thay đổi nhận thức của công chúng đối với thương hiệu hay nhãn hiệu của nhà đầu tư.
– Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông nhằm chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu.
Kịch bản tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện thành công đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp thị, truyền thông hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp. Để có kịch bản tổ chức sự kiện cần xác định được những yếu tố sau:
+ Loại hình sự kiện muốn tổ chức
+ Mục đích, thông điệp tổ chức sự kiện
+ Đối tượng khách mời tham gia sự kiện
+ Địa điểm tổ chức sự kiện ở đâu? Địa điểm tổ chức phải phù hợp loại hình và mục đích tổ chức sự kiện
+ Thời gian tổ chức sự kiện
+ Sự kiện được tiến hành như thế nào?
Quy trình tổ chức 1 sự kiện:
– Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện:
+ Hiểu biết về thương hiệu/nhãn hiệu của chủ đầu tư tổ chức sự kiện
+ Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng và liên quan đến sự kiện như mục tiêu, ngân sách, nhân lực, vật lực,…
+ Hình thành chủ đề và lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện
+ Chuẩn bị tổ chức sự kiện bao gồm thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện, nhân lực, thiết bị, ngân sách,…
+ Xúc tiến và quảng bá sự kiện
– Giai đoạn thực hiện sự kiện:
+ Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện
+ Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện
+ Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện
+ Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện
+ Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện
+ Xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới
– Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện bao gồm:
+ Xúc tiến và quảng bá sự kiện
+ Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện
+ Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện
+ Chăm sóc khách hàng.
Ngoài ra trong quá trình thực hiện sự kiện bạn cần phải có phương án dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện cũng như đảm bảo vệ sinh, an toàn và an ninh trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, …
